მოდული 7

Advanced AI Workflows

                🚀 Custom GPTs, Automation Tools და AI ჩვევების ჩამოყალიბება
            

⏱️ ხანგრძლივობა: 50 წუთი

Custom GPTs - პერსონალიზებული AI ასისტენტები

Custom GPT არის ChatGPT-ის სპეციალიზებული ვერსია, რომელიც სპეციფიკურად თქვენი საჭიროებისთვის და კონტექსტისთვის არის მორგებული.

🤖 რა არის Custom GPT:

📝 Pre-configured Instructions: წინასწარ ჩაწერილი role, tone, და behavior
🧠 Domain Knowledge: სპეციფიკური ინდუსტრიის და კომპანიის ცოდნა
📄 Document Upload: PDFs, docs, spreadsheets knowledge base-ისთვის
🎯 Task-Specific: ერთი კონკრეტული სამუშაოსთვის ოპტიმიზებული
🔒 Private or Public: მხოლოდ თქვენთვის ან გაზიარებადი
⚡ Consistent Output: ყოველთვის იდენტური approach

💡 რატომ გჭირდებათ Custom GPT:

ტრადიციული ChatGPT:
• ყოველთვის წერ იგივე context-ს თავიდან
• უნდა ახსენო Gastronome.ge-ის შესახებ
• არასტაბილური outputs - ყოველთვის განსხვავებული
• არ იცის კომპანიის სპეციფიკა

Custom GPT:
• ერთხელ ააწყობ → ყოველთვის მზადაა
• იცის Gastronome.ge context
• კონსისტენტური outputs
• როლისთვის სპეციალიზებული

🎯 დღეს ვქმნით "Gastronome Operations Assistant" - LIVE!

🔴 LIVE DEMO: "Gastronome Operations Assistant"

ვქმნით Custom GPT-ს რომელიც დაეხმარება საოპერაციო მენეჯერებს ყოველდღიურ სამუშაოში.

📋 Demo Steps (15 წთ):

1. ChatGPT → "Explore GPTs" → "Create a GPT"

🎨 GPT Configuration:

Name: "Gastronome Operations Assistant"
Description: "AI assistant for Gastronome.ge operations managers - process optimization, SOP creation, and performance tracking"
Instructions: Full role definition (ქვემოთ)
Conversation Starters: Pre-written prompts
Knowledge Files: Upload კომპანიის documents
Capabilities: Web browsing, Code Interpreter, DALL-E

📝 Custom Instructions Template:

"You are Gastronome Operations Assistant - specialized AI for Gastronome.ge operations managers.

CONTEXT:
• Gastronome.ge is premium gourmet food retailer in Tbilisi
• 5 locations: warehouse, restaurants, distribution, retail stores
• Focus on Italian and European gourmet products
• Premium brand positioning

YOUR ROLE:
• Help create and optimize Standard Operating Procedures (SOPs)
• Analyze operational metrics and identify bottlenecks
• Provide process improvement recommendations
• Draft performance reports და KPI dashboards
• Support cross-functional coordination

OUTPUT STYLE:
• Professional but practical language
• Data-driven recommendations
• Action-oriented solutions
• Use Georgian language when requested
• Include specific metrics and timelines

ALWAYS ASK FOR:
• Specific department or location
• Current vs desired state
• Available resources და constraints"

💬 Conversation Starters - Ready Prompts

Conversation Starters არის წინასწარ მომზადებული prompts-ები, რომლებიც ეხმარება მომხმარებლებს სწრაფად დაიწყონ.

🎯 Gastronome Operations Assistant - Starter Prompts:

1. SOP Creation:
"დამეხმარე შევქმნა SOP ახალი პროდუქტის მიღების პროცესისთვის საწყობში"

2. Process Optimization:
"გააანალიზე ჩემი order fulfillment პროცესი და მოძებნე bottlenecks"

3. Performance Report:
"შექმენი კვირის operational performance report-ის template"

4. Problem Solving:
"დამეხმარე გადავჭრა cross-departmental coordination issue დისტრიბუციასა და საწყობს შორის"

✅ Conversation Starters-ის სარგებელი:

👥 User Guidance: ეხმარება მომხმარებლებს რა შეუძლიათ შეკითხვა
⚡ Quick Start: დაწკაპუნება → მაშინვე დაწყება
📝 Best Practices: აჩვენებს როგორ დაწერონ კარგი prompts
🎯 Common Use Cases: ყველაზე ხშირი სცენარები

🔴 Testing the Custom GPT:

LIVE: დავასრულებთ Gastronome Operations Assistant-ს და ვსინჯავთ ერთ-ერთ Conversation Starter-ს.

🎨 Custom GPT Ideas - 5 როლისთვის

თითოეული როლისთვის შეიძლება შეიქმნას სპეციალიზებული Custom GPT.

📦 საწყობის მენეჯერი - "Inventory Optimization Assistant"

ფუნქციები:
• Reorder point calculations
• Stock rotation optimization (FIFO/FEFO)
• Supplier performance tracking
• Storage space optimization
• Inventory accuracy improvement tips

🍽️ რესტორნის მენეჯერი - "Guest Experience Maximizer"

ფუნქციები:
• Menu engineering analysis
• Guest feedback response templates
• Staff scheduling optimization
• Food cost და portion control
• Service quality improvement plans

🚚 დისტრიბუციის მენეჯერი - "Delivery Excellence Coach"

ფუნქციები:
• Route optimization suggestions
• On-time delivery tracking
• Driver performance coaching
• Vehicle maintenance scheduling
• Customer delivery window planning

⚙️ საოპერაციო მენეჯერი - "Operations Assistant"

← უკვე შევქმენით LIVE Demo-ში!

🏪 მაღაზიის მენეჯერი - "Retail Performance Partner"

ფუნქციები:
• Sales performance analysis
• Customer segmentation insights
• Visual merchandising recommendations
• Promotional campaign planning
• Product category optimization

🔗 AI + Automation Tools

AI-ის შესაძლებლობები მრავალჯერ იზრდება automation platforms-თან ინტეგრაციით.

🤖 რა არის Automation Tools:

🔗 App Connections: აკავშირებს სხვადასხვა აპლიკაციებს ერთმანეთთან
⚡ Trigger-Action Logic: "როცა X ხდება → გააკეთე Y"
🤖 AI Integration: AI-ს აკავშირებს სხვა tools-თან
📊 Data Flow: ავტომატურად გადააქვს data აპებს შორის
⏰ Scheduled Tasks: განრიგით სამუშაოების შესრულება

🛠️ Top Automation Platforms:

1. Zapier (easiest, most apps)
• 6,000+ app integrations
• ფასი: უფასო 100 tasks/month, Pro $20/month
• User-friendly interface

2. Make (Integromat) (advanced, visual)
• Visual workflow builder
• ფასი: უფასო 1,000 operations/month, Pro $9/month
• უფრო complex scenarios

3. n8n (open-source, self-hosted)
• უფასო (self-hosted)
• Cloud option $20/month
• ტექნიკური knowledge საჭირო

                🎯 დღეს ვისწავლით Zapier basics - უმარტივესი და ყველაზე პოპულარული!
            

⚡ Zapier Workflows - პრაქტიკული მაგალითები

კონკრეტული automation სცენარები Gastronome.ge-ისთვის.

📧 Workflow 1: Email Summarizer

Trigger: ახალი email მოდის Gmail-ში (specific label: "Reports")
Action 1: Email content → ChatGPT → "Summarize this in 3 bullet points"
Action 2: Summary → Slack channel "daily-summaries"
Action 3: Save summary → Google Sheets log

შედეგი: ყოველი მნიშვნელოვანი email ავტომატურად summarize-დება და შეინახება!

📝 Workflow 2: Automatic Meeting Notes

Trigger: Google Calendar meeting ends
Action 1: Get meeting transcription (Google Meet / Zoom)
Action 2: Transcription → Claude → "Extract action items და key decisions"
Action 3: Results → Notion page "Meeting Notes"
Action 4: Email summary → all attendees

შედეგი: არ გჭირდება notes-ის წერა meeting-ის დროს!

📊 Workflow 3: Daily Data Reports

Trigger: Schedule (ყოველდღე 9:00 AM)
Action 1: Google Sheets → get yesterday's sales data
Action 2: Data → ChatGPT → "Analyze trends და create brief report"
Action 3: Report → Email to management team
Action 4: Save → Google Drive "Daily Reports" folder

შედეგი: ყოველდღიური რეპორტი ავტომატურად მზადდება და იგზავნება!

🛠️ First Zap Setup - Step by Step

მარტივი automation-ის დაყენება Zapier-ით.

🔴 DEMO: "Gmail → ChatGPT → Slack" Automation

სცენარიო: Customer feedback emails ავტომატურად summarize-დება და გაიგზავნება Slack-ში.

📋 Setup Steps:

1. Zapier-ში რეგისტრაცია: zapier.com → Sign Up (უფასო)
2. "Create Zap": ახალი automation-ის შექმნა
3. Trigger Setup:
• App: Gmail
• Event: "New Email Matching Search"
• Search: label:customer-feedback
• Connect Gmail account
• Test trigger
4. Action 1 - ChatGPT:
• App: OpenAI (ChatGPT)
• Event: "Conversation"
• Model: GPT-4
• Prompt: "Summarize this customer feedback in 2-3 sentences and rate sentiment (positive/neutral/negative): {email body}"
• Test action
5. Action 2 - Slack:
• App: Slack
• Event: "Send Channel Message"
• Channel: #customer-feedback
• Message: "📧 New Feedback Summary: {ChatGPT output}"
• Test action
6. Turn On Zap: Activate → მზადაა!

📅 Building AI ჩვევები - დილის რუტინა

AI-ის ეფექტურად გამოყენება მოითხოვს ჩვევების ჩამოყალიბებას. დავიწყოთ დილის რუტინით.

🌅 დილის AI Routine (30 წთ | 9:00-9:30 AM)

📊 Step 1: Data Review (5 წთ)
• Google Analytics AI Insights → გუშინდელი performance
• Zapier Daily Report → email-ის გახსნა
• Quick overview რა მოხდა 24 საათში

💬 Step 2: Communication Prep (10 წთ)
• ChatGPT → დღის 3 social media post
• Customer emails → AI drafts პასუხებისთვის
• Team announcement → AI-ით drafting

🎨 Step 3: Content Creation (10 წთ)
• Canva → დღის Instagram post დიზაინი
• Magic Write → captions
• Schedule posts

📋 Step 4: Priorities Setup (5 წთ)
• ChatGPT → "აი ჩემი დღის tasks list, დაალაგე პრიორიტეტის მიხედვით"
• Notion AI → დღის action plan
• Calendar review

                ⏰ 30 წუთი დილით = 2-3 საათის სამუშაო უკვე შესრულებული!
            

📅 კვირის AI Routine

გარდა ყოველდღიური routine-ისა, კვირის განმავლობაში არის სპეციფიკური AI tasks-ები.

🗓️ კვირის AI Schedule

📅 ორშაბათი - Week Planning (30 წთ)
• ChatGPT → კვირის priorities დაგეგმვა
• Claude → წინა კვირის ანალიზი და insights
• Notion AI → კვირის goals და milestones

📊 ოთხშაბათი - Mid-Week Check (20 წთ)
• Progress review AI-ით
• Adjustments და pivots თუ საჭიროა
• Data analysis - რა მუშაობს, რა არა

📈 პარასკევი - Week Wrap-Up (45 წთ)
• Claude → კვირის detailed analysis
• Canva → კვირის performance report
• AI → next week preparation
• Team summary email AI-ით

💡 კვირაში ერთხელ - Skills Development (1 საათი)
• ახალი AI tool-ის ცდა
• Prompt engineering practice
• AI community სიახლეების მიმოხილვა

📅 თვიური AI Tasks

თვის დონეზე AI გამოიყენება strategic planning-ისთვის.

📆 Monthly AI Routine

🔍 Month-End Review (2 საათი)
• Claude → სრული თვის performance analysis
• ყველა data source-ის კონსოლიდაცია
• Trends და patterns identification
• Successes და failures breakdown

📊 Strategic Planning (2 საათი)
• Next month goals AI-assisted planning
• Resource allocation optimization
• Risk identification და mitigation
• Scenario planning 3 სცენარით

📈 Reporting (1.5 საათი)
• Executive report Canva-ით
• Data visualization და insights
• Recommendations AI-generated
• Presentation preparation

🎓 Team Training (1 საათი)
• AI wins sharing session
• New techniques demonstration
• Best practices documentation
• Custom GPT updates based on feedback

💡 AI ჩვევების ჩამოყალიბება - რჩევები

✅ როგორ ჩამოვაყალიბოთ AI ჩვევები:

1. Start Small: დაიწყეთ 1-2 task-ით, არა ყველაფრის ერთად შეცვლა
მაგ: პირველ კვირაში - მხოლოდ დილის social media posts
2. Same Time, Same Place: განსაზღვრული დრო და ადგილი
ყოველდღე 9:00-9:30 → დილის AI routine
3. Template Everything: შეინახეთ კარგად მომუშავე prompts
Notion-ში "AI Prompts Library"
4. Track Time Saved: გაზომეთ რამდენი დრო დაზოგეთ
Spreadsheet: task, old time, new time, savings
5. Iterate Weekly: კვირაში ერთხელ review და optimize
რა მუშაობს? რა არა? რა გავაუმჯობესო?
6. Share Wins: გაზიარეთ წარმატებები გუნდთან
კვირის Slack post: "This Week's AI Win"

🎯 21-Day AI Habit Challenge:

Week 1: დილის routine (social posts + email drafts)
Week 2: + mid-day tasks (reports + analysis)
Week 3: + evening wrap-up (summaries + planning)

📊 Track: Time saved, quality improvement, consistency
🏆 Goal: 21 დღის შემდეგ ეს იქნება თქვენი natural workflow!

                💪 ჩვევა ყალიბდება 21 დღეში - დაიწყეთ დღეს!
            

🎯 მოდული 7 - შეჯამება

✅ რა ვისწავლეთ:

✅ Custom GPTs - პერსონალიზებული AI ასისტენტების შექმნა
✅ LIVE Demo: "Gastronome Operations Assistant" შექმნა
✅ 5 Custom GPT Ideas - თითოეული როლისთვის
✅ Automation Tools - Zapier Introduction
✅ Email Summarizer, Meeting Notes, Data Reports automation
✅ AI ჩვევები - დილის, კვირის, თვიური routines
✅ Habit Building Tips და 21-Day Challenge

🛠️ თქვენი Advanced AI Toolkit:

✅ Custom GPTs: role-specific assistants
✅ Zapier: automation workflows
✅ Daily Routine: consistent AI usage
✅ Weekly Review: optimization cycle
✅ Prompt Library: saved templates
✅ Time Tracking: measurable ROI

💡 Key Takeaways:

• Custom GPTs = consistent და specialized assistance
• Automation = time savings ხარჯვის გარეშე
• Daily routines = AI becomes natural workflow
• Track everything = continuous improvement
• Share wins = team-wide adoption

                🚀 შემდეგი: მოდული 8 - Capstone Project

                Real Business Challenge - 5 ჯგუფი, 55 წუთი, Full AI Workflow!

🔥 მზად ხართ Capstone-ისთვის?